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VENDREDI 13 MARS
CHECK-IN - PAIEMENTS - TAXIS
9 personnes prévues entre 8h00 et 10h00 13 personnes prévues entre 10h00 et 19h00 8 personnes prévues après 19h00 > paiement du séjour par chaque arrivant > badge porte + badge bibliothèque pour chaque personne > tickets pour le restaurant > gestion des bagages > mettre en place un document pour la commande de taxis samedi et dimanche > badges SALLES : présence obligatoire d'un informaticien de 8h30 à 18h30 S1 - Réunion du Comité éxécutif (9h-18h) Demandes expresses de l'EMS
Même installation et demandes que ci-dessus, avec visioprojecteur déjà en place et affichage du code wifi général. Avoir déplacé chaises / panneaux posters le jeudi 12. CHAMBRES Hébergement dans les nouvelles chambres de l'Annexe et dans les étages 1 et 2 de la Bastide. |
SIGNALETIQUE
Mise en place dans la semaine de la signalétique depuis l'arrivée bus la plus proche et depuis l'arrivée en entrant dans le campus. POSTERS session posters cette semaine? possibilité de la faire dans le Café des calanques ? si non, déplacer tous les portants le jeudi 12 mars le matin de S2 vers le Café des calanques RESTAURATION (vu avec Olivier) 10h30 et 16h : pauses-café : Café des calanques ou salle bibli 15 pax 12h30 : Déjeuner - tableau repas Olivier 19h30 : Dîner - tableau repas Olivier COMM * il manque des brochures de présentation du Cirm dans beaucoup de chambres. Autres documents? Interviews? NOTES * Avoir un accueil jusqu'à 19h si possible * Préparation d'enveloppes avec badges portes et bibli pour les arrivées tardives : S'assurer de donner un badge bibliothèque à tout le monde * Mise en place de l'exposition posters jeudi après-midi café des calanques : Céline * Bar : à confirmer auprès d'Olivier - Bruno OK |
SAMEDI 14 MARS
CHECK-IN - PAIEMENTS - TAXIS
personnes arrivées tard la veille + nouveaux arrivants : environ 20 paiements entre 8h00 et 13h30. > paiement du séjour pour chaque arrivant > badge porte + badge bibliothèque pour les arrivées du 14 > tickets pour le restaurant > peuvent occuper les chambres dès leur arrivée > compléter le document pour la commande de taxis et alerter chaque personne. Les taxis doivent être réservés. Aucune réservation ne sera faire samedi après-midi ou dimanche. Vérifier Caren / Olivia : jusqu'à qd ok avec les taxis habituels? SALLES : présence obligatoire d'un informaticien de 8h30 à 18h30 9h-12h S1 (ou S2) : Suite de la Réunion du Comité exécutif Même configuration que pour la réunion de vendredi - 13h20-18h A2 : Réunion des présidents de sociétés savantes européennes Demandes expresses de l'EMS
14h-17h30 A1 ou S2 : IDM - Maths Club Pause café vers 16h30 : Café des calanques pour un point de rencontres + posters. 2 courtes conférences grand public en anglais : horaires? orateurs? en attente infos de Julien Cassaigne. |
RESTAURATION (vu avec Olivier)
10h30 : pause-café : Café des calanques ou salle bibli 15-20 pax 12h00 : Déjeuner - tableau repas Olivier 13h20-14h : prévoir Café / thé / boissons fraiches et quelques snacks à l'entrée au cas où certains arrivent directement de l'aéroport et ont raté le déjeuner. 16h30 : pause café : Café des calanques 50 pax 19h00 - 19h15 : Apéro / wine tasting : dans le restaurant 50 pax 19h30 - 20h - Diner : des ACC se joindront au diner de gala, ainsi que les organisateurs et orateurs de l'IDM - tableau repas Olivier * Bar : à confirmer auprès d'Olivier - Bruno OK COMM : documents de présentation de nos programmes? autres documents? Interviews? |
DIMANCHE 15 MARS
CHECK - OUT
A priori pas d'encaissement ni de réservation de taxis Chambres à libérer à 9h00 - Eurest Accueil Céline SALLE : présence obligatoire d'un informaticien de 8h30 à 12h30 A2 : Suite de la Réunion des présidents de sociétés savantes européennes Demandes expresses de l'EMS
10h30 : pause café : Café des calanques BIBLIOTHEQUE Permettre aux ACC l'accès par badge à la bibliothèque 13h fermeture du CIRM |