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VENDREDI 13 MARS
CHECK-IN – PAIEMENTS – TAXIS
9 personnes prévues entre 8h00 et 10h00
13 personnes prévues entre 10h00 et 19h00
 8 personnes prévues après 19h00 

> paiement du séjour par chaque arrivant
> badge porte + badge bibliothèque pour chaque personne
> tickets pour le restaurant 
> gestion des bagages
​> mettre en place un document pour la commande de taxis samedi et dimanche
> badges

SALLES : présence obligatoire d’un informaticien de 8h30 à 18h30
S1 – Réunion du Comité éxécutif (9h-18h)
​Demandes expresses de l’EMS

  1. Connexions internet (Eduroam et locale)
  2. Affichage du code wifi général dans la salle 
  3. Tables en U pour 15-20 personnes
  4. Ordinateur et projecteur (projection sur Clevertouch) : quel ordinateur?
  5. Pointeur et piles : il y a un 3e pointeur?
  6. Eau sur les tables
  7. Rallonges / branchements

S2 – préparer au cas où le Clevertouch …..
Même installation et demandes que ci-dessus, avec visioprojecteur déjà en place et affichage du code wifi général. Avoir déplacé chaises / panneaux posters le jeudi 12.

CHAMBRES
Hébergement dans les nouvelles chambres de l’Annexe et dans les étages 1 et 2 de la Bastide.
SIGNALETIQUE
Mise en place dans la semaine de la signalétique depuis l’arrivée bus la plus proche et depuis l’arrivée en entrant dans le campus.

POSTERS
session posters cette semaine?
possibilité de la faire dans le Café des calanques ?
si non, déplacer tous les portants le jeudi 12 mars le matin de S2 vers le Café des calanques

RESTAURATION (vu avec Olivier)
10h30 et 16h : pauses-café : Café des calanques ou salle bibli 15 pax  
12h30 : Déjeuner – tableau repas Olivier
19h30 : Dîner – tableau repas Olivier

COMM
* il manque des brochures de présentation du Cirm dans beaucoup de chambres. Autres documents? Interviews?
​
NOTES
* Avoir un accueil jusqu’à 19h si possible
* Préparation d’enveloppes avec badges portes et bibli pour les arrivées tardives : S’assurer de donner un badge bibliothèque à tout le monde
* Mise en place de l’exposition posters jeudi après-midi café des calanques : Céline
​* Bar : à confirmer auprès d’Olivier – Bruno OK
SAMEDI 14 MARS
CHECK-IN – PAIEMENTS – TAXIS
personnes arrivées tard la veille + nouveaux arrivants : environ 20 paiements entre 8h00 et 13h30. 
​
> paiement du séjour pour chaque arrivant
> badge porte + badge bibliothèque pour les arrivées du 14
> tickets pour le restaurant 
> peuvent occuper les chambres dès leur arrivée
​> compléter le document pour la commande de taxis et alerter chaque personne. Les taxis doivent être réservés. Aucune réservation ne sera faire samedi après-midi ou dimanche. 
Vérifier Caren / Olivia : jusqu’à qd ok avec les taxis habituels?

​SALLES : présence obligatoire d’un informaticien de 8h30 à 18h30
9h-12h
S1 (ou S2) : Suite de la Réunion du Comité exécutif 
Même configuration que pour la réunion de vendredi – 

13h20-18h
A2 : Réunion des présidents de sociétés savantes européennes
Demandes expresses de l’EMS

  1. Mettre en place plusieurs tables pour faire l’accueil devant A2 avec 2 chaises
  2. Badges pour tous les participants
  3. Connexions internet (Eduroam et locale). 
  4. Affichage du mot de passe général dans la salle 
  5. la présence d’un informaticien / technicien pendant toute la durée de la réunion en cas de problèmes techniques
  6. Ordinateur et projecteur 
  7. Pointeur et piles
  8. Eau sur les tables
  9. Rallonges / branchements

14h-17h30 
A1 ou S2 : IDM – Maths Club  
Pause café vers 16h30 : Café des calanques pour un point de rencontres +  posters.
2 courtes conférences grand public en anglais : horaires? orateurs? en attente infos de Julien Cassaigne.
RESTAURATION (vu avec Olivier)
10h30 : pause-café : Café des calanques ou salle bibli 15-20 pax 
12h00​ : Déjeuner – tableau repas Olivier
13h20-14h : prévoir Café / thé / boissons fraiches et quelques snacks  à l’entrée au cas où certains arrivent directement de l’aéroport et ont raté le déjeuner.
16h30 : pause café : Café des calanques 50 pax
19h00 – 19h15 : Apéro / wine tasting :  dans le restaurant 50 pax
19h30 – 20h – Diner :  des ACC se joindront au diner de gala, ainsi que les organisateurs et orateurs de l’IDM – tableau repas Olivier
​
​* Bar : à confirmer auprès d’Olivier – Bruno OK

COMM : documents de présentation de nos programmes? autres documents? Interviews?
DIMANCHE 15 MARS
CHECK – OUT
A priori pas d’encaissement ni de réservation de taxis 
Chambres à libérer à 9h00 – Eurest
Accueil Céline

SALLE  : présence obligatoire d’un informaticien de 8h30 à 12h30
A2 : Suite de la Réunion des présidents de sociétés savantes européennes
Demandes expresses de l’EMS​

  1. Connexions internet (Eduroam et locale). 
  2. Affichage du mot de passe général dans la salle 
  3. la présence d’un informaticien / technicien pendant toute la durée de la réunion en cas de problèmes techniques
  4. Ordinateur et projecteur 
  5. Pointeur et piles
  6. Eau sur les tables
  7. Rallonges / branchements​
    ​

RESTAURATION
10h30 : pause café : Café des calanques 

BIBLIOTHEQUE
Permettre aux ACC l’accès par badge à la bibliothèque

13h fermeture du CIRM